Aufgabenmanagment für Unternehmen

Eine höhere Effizienz?

Wachstum, Digitalisierung und Fachkräftemangel forcieren Unternehmen zu immer mehr Effizienz. Sie müssen mit vorhandenen Ressourcen mehr erreichen. Auch wenn die Vorteile der asynchronen Kommunikation per E-Mail auf der Hand liegen, klagen doch viele Menschen über die einhergehende Informationsflut. E-Mail scheint doch nicht das Allheilmittel zu sein.

PROBLEME.

  • “Schick mir mal ne Mail” – Posteingang als Schaltzentrale
  • “Hab Ihnen doch ne Mail geschickt, aber leider vergessen nachzuhaken” – Posteingang als Controlling-Instrument
  • Aufgaben aus Protokollen, über viele Word-Dokumente verteilt.
  • Noch mehr Aufgaben in Outlook, SharePoint und die Software-Entwicklung hat nun auch noch Jira.
  • Auch Excel ist ein beliebtes Werkzeug zur Verwaltung von vielen, kleinen ToDo’s.
  • Kein Mensch ist in der Lage, eine Aufgabe klar zu formulieren, also haben wir ständig Rückfragen.

LÖSUNG.

Ein professionelles Werkzeug für Aufgabenmanagement bietet kommunikative und kollaborative Werkzeuge. Es unterstützt dabei Aufgaben zu erledigen, zu überwachen und zu delegieren. Abteilungsübergreifende Anfragen, wandeln sich in verbindliche Aufträge. Den „Auftragsnehmer“ unterstützen Unteraufgaben dabei, termingerechte Leistung zu erbringen. Spezialisten bringen gezielt Expertise in die Arbeit ein. Und sämtliche Aktivitäten sind dokumentiert und bei Bedarf für alle Beteiligten, in konzentrierter Form, zugänglich.

Keine Revolution, sondern vielmehr ein evolutionärer Prozess der Aufgaben im E-Mail-Client abholt und in nachvollziehbare Aufgabenpakete überführt. Diese geänderte Arbeitsweise ist auch für die Menschen einfacher und nach kurzer Zeit ins Tagesgeschäft integriert.

  • Vollständige, klare Aufgabenstellung also erst nach Rückfragen vorhanden – dann aber auch allen Beteiligten zugänglich.
  • “Was muss ich für andere tun? Was müssen andere für mich tun?”
  • Eine Vielzahl von Werkzeugen, wie Gruppierung, Filterung, Suche, Kanban oder optische Hilfsmittel, um zügig unterschiedlich benötigte Sichtweisen zu ermöglichen.
  • Internes, abteilungsübergreifende Anfragen und Aufträge bis zur Leistungserbringung transparent steuern.
  • Aus eingehenden E-Mails eigene Aufgaben erzeugen und die Erledigung steuern.
  • Aus ausgehenden E-Mails Aufgaben erzeugen um die Leistungserbringung zu überwachen.
  • In Word-Protokollen nicht nur Aufgaben dokumentieren, sondern gleichzeitig echte, kontrollierbare Aufgaben erzeugen, deren Status auch in Word sichtbar ist.

NUTZEN.

Höhere Effizienz der Mitarbeiter im Tagesgeschäft und dadurch mehr Zeit für anspruchsvolle Aktivitäten. Besserer Überblick über die Auslastung der Menschen in naher Zukunft. Höhere Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter.

Und ein wichtiger Schritt hin zu einer flachen und beweglichen Organisation.

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2019-06-27T08:26:28+00:00

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